CAHIER DES CHARGES POUR L’ORGANISATION D’UN CONCOURS

Le C.T.R. veillera au respect par les clubs du cahier des charges pour l’organisation d’un concours d’Obérythmée :

Ce cahier des charges a été établi par la C.N.E.A.C dans le but d'aider les organisateurs d'un concours d’Obérythmée à mettre sur pied, dans les meilleures conditions, l'organisation d'une telle manifestation.
Un club qui demande ou accepte l'organisation d'un concours doit se donner les moyens de réussir pleinement la manifestation, par respect pour les concurrents, le public, la discipline et le juge.

1 LIEU DU CONCOURS : Plusieurs cas de figure peuvent se présenter

A Le concours se déroule dans le club Organisateur :
C'est le club, donc son président et l'ensemble du comité qui sont responsables de l'organisation matérielle du concours. Ils veilleront à avoir le matériel et le personnel nécessaire conformément aux prescriptions du présent cahier des charges.

B Le concours se déroule dans le cadre d'une Exposition Canine Officielle :
Le club responsable du concours présentera le présent cahier des charges aux organisateurs de l'Exposition afin d'obtenir tout ce dont il a besoin.

Il veillera particulièrement :
1 - Aux dimensions du terrain et à la nature du sol mis à disposition. En intérieur 10m X 15m,
ou 15x15 sol moquetté. En extérieur 15m X 20m terrain gazonné, fraîchement taillé.
2 - La mise à disposition de la sono s’avérera parfois difficile vu les besoins constant pour l’organisation de l’exposition. Il sera préférable de disposer de sa propre sonorisation.
3 - A la mise à disposition d'un emplacement pour la démonstration ou le concours.
4 – Du volume et du tempo horaire mis à votre disposition
5 – L’organisateur veillera à mettre à la disposition des concurrents un vestiaire.

De plus le club s'assurera :
- Des possibilités d'entrée gratuite pour les concurrents et accompagnateurs.
- Des possibilités de Parking.
- Des directives à donner aux concurrents quant au contrôle vétérinaire.

C Le concours se déroule dans le cadre d'une manifestation grand public :
Consignes identiques à l'exposition.

NOTA : Si les organisateurs d'une Exposition ou d'une manifestation ne sont pas en mesure de garantir les conditions ci dessus, le Club ANNULERA PUREMENT ET SIMPLEMENT SON CONCOURS.

A charge pour lui de prévenir à temps les concurrents, la Régionale concernée, le juge, la C.N.E.A. en précisant les motifs de cette annulation.

2 PRÉPARATION D'UN CONCOURS

Mise au calendrier du concours : La date du concours est fixée lors de l’établissement du calendrier régional. Néanmoins il peut en cours d’année être demandé une date supplémentaire. Cette demande doit être adressée au C.T.R. qui demandera l’aval de la Société Canine Régionale, il avisera le secrétariat de la C.N.E.A..

Choix du Jury : Choisir un juge d’Obérythmée de la S.C.C. formateur, qualifié ou stagiaire (liste sur le site) et lui proposer par écrit (lettre ou mail) de juger le concours. Par courrier postal, il confirmera et joindra à sa demande une enveloppe timbrée pour la réponse.

La piste :
• Prévoir un terrain gazonné plat de 15 x 20 en extérieur et de 10 x 15 ou 15x15 moquetté en intérieur.
• Prévoir autour de la piste d’évolution une zone libre de 2 mètres.
• Prévoir un emplacement clos pour l ‘échauffement . La nature du sol ne devra présenter aucun danger pour le chien et le conducteur. Poser au besoin la moquette a l’envers pour éviter les glissades
• Prévoir des paravents ou un local permettant aux participants de s’habiller.
Autour de la piste, les chiens et les téléphones portables sont interdits, pour ne pas troubler les évolutions du participant.

Matériel et équipement :
- Une sonorisation avec 2 micros HF (1 micro pour le juge et 1 micro HF ou fixe pour le commissaire de terrain).
- Un lecteur de CD, un amplificateur et le matériel nécessaire pour passer de manière audible les musiques qui accompagnent les chorégraphies. Au signal du juge, le responsable doit être en mesure de faire démarrer immédiatement la musique.
- Des tables et des chaises pour le juge, la secrétaire, la sonorisation.

Documents et matériels à prévoir pour le secrétariat :
INFORMATISATION DU CONCOURS en téléchargement sur le site /LOGICIEL PROGARHYM. Voir le manuel d ‘utilisation.
- une version excel 2000 minimum est nécessaire pour pouvoir l ‘utiliser.

Editer :
- Des feuilles de jugement en double exemplaires avec l’en-tête renseignée à partir de la feuille d’engagement.
- 2 feuilles de piste par concurrent renseignées à partir de la feuille d’engagement.
- 1 tableau d'affichage du programme de la journée et des résultats ou un classeur avec des pochettes plastiques pour que les concurrents puissent consulter les résultats.
• L affichage des résultats du concours se fera quand tous les concurrents d un niveau seront passés, le meilleur pointage servant au classement final.
• 1 tableau d’affichage. 2 commissaires aux concurrents. 3 sonorisations.
• À la fin du concours , envoyer par mail le fichier complet utilisé a :

Jean Pierre GARCIA
jpgarcia06@wanadoo.fr

Annie DUCHEMIN
Duchemin.annie@free.fr

Sandra LEPRETRE
S.lepretre@cnea.net

- Des enveloppes krafts individuelles ou par club. Elles doivent permettre de ranger les licences, le C.D., la ou les 2 feuilles de résultat (si 2 passages) signées par le juge et y inscrire le classement final. Cela facilite la remise des documents en fin de journée.

Les récompenses : Il est conseillé de prévoir l’utilisation de flots pour récompenser les vainqueurs. Point n’est nécessaire pour le club organisateur de faire des dépenses excessives. Le plaisir de se retrouver et de participer à un concours est pour les Obérythmistes le plus beau des cadeaux. Le flot, souvenir du concours sera la cerise sur le gâteau.

Personnel à prévoir : 1 responsable de concours chargé de l'organisation générale.

Sur la piste :
- 1 secrétaire de juge (qui ne doit pas changer de la journée)
- 1 commissaire aux concurrents.
- 1 responsable propreté de la piste.
- 1 secrétaire chargé du tableau d’affichage des résultats. La feuille de jugement doit impérativement quitter la table de jugement à la fin de chaque prestation. Les notes obtenues par le concurrent seront immédiatement affichées .
- 1 responsable de la sonorisation. Cette personne détient l’ordre de passage, elle prépare les CD remis le matin par les participants, qui auront pris la précaution de noter sur la pochette leur nom et prénom et numéro de piste. Le responsable de la sonorisation prendra la précaution de démarrer la musique uniquement au signal du juge.
Prévoir des postits et range CD en fonction du nombre de participants

3 ANNONCE DU CONCOURS
- Par la presse locale et spécialisée.
- Par affichage. Sur le site : www.cnea.net, pour cela, envoyer 1 invitation et la feuille d’engagement à Annie DUCHEMIN.
- Aux Clubs, en leur faisant parvenir la feuille d’engagement téléchargeable sur le site de la C.N.E.A.:

- Le nom du Club Organisateur, le lieu du concours, la date
- l'heure du début des épreuves.
- La date limite d'engagement.
- Le nombre de concurrents autorisés
- Les conditions d'admission aux différentes épreuves
- Le montant des frais d'engagement.
- Les mineurs devront présenter une attestation signée par leurs parents les autorisant à participer au concours.
- Le conducteur devra être membre d'un club ou d'une Régionale affiliée à la S.C.C. sa demande sera obligatoirement signée par son Président.

4 INDEMNITÉS DES JUGES :
Date d’application : 1er Septembre 2005.
Afin d’harmoniser le montant des indemnités fixé à 0,40 € le calcul kilométrique devra dorénavant être effectué, soit sur le site MAPPY http://www.mappy.fr (option express), soit sur le site http://viamichelin.fr (option le plus rapide) en tenant compte uniquement de la distance kilométrique route, péages non remboursés.
Prévoir pour l’accueil du juge un hôtel au moins de catégorie 2 étoiles.

5 ASSURANCES :
Le Club Organisateur veillera à ce que son assurance "Responsabilité Civile" prévoie bien l'extension pour l'organisation d'une manifestation et couvre les risques encourus par le Juge et le personnel officiant.

6 DÉMARCHES ADMINISTRATIVES :
Le Club Organisateur veillera à faire toutes les demandes d'autorisation et démarches administratives nécessaires

a - Auprès de sa Régionale :
En demandant la mise au calendrier du concours (voir paragraphe calendrier) et en envoyant à leur C.E.A.R. ou à défaut au C.T.R., 10 jours avant le concours, la liste des concurrents et des chiens engagés.

b – Auprès de la direction des services vétérinaires :
- En leur signalant la date de la manifestation 1 mois avant la date.
- En leur envoyant 7 jours avant le concours, la liste des concurrents avec le nom et l’adresse, le nom des chiens, la race, le n° de tatouage, la date de naissance, la copie du certificat de vaccination antirabique, (elle n’est plus obligatoire sur le territoire national), le nom et l’adresse du Vétérinaire qui assurera le contrôle le jour du concours.

C – Auprès de la SACEM :
La déclaration à la SACEM sera effectuée pour l’ensemble des concours enregistrés au calendrier officiel pour 2009 avant le mois de décembre 2008 et ce jusqu’à 2011. La CNEAC effectuera une déclaration globale. Nous aurons à cette occasion la participation aux frais de IAMS EUKANUBA notre partenaire.

7 OBLIGATIONS DU CLUB ORGANISATEUR :
- Le Club organisateur s'engage à respecter le Règlement Obérythmée de la S.C.C. et à se conformer au présent cahier des charges et à la charte de déontologie des disciplines sportives de la S.C.C. gérées par la C.N.E.A.. Voir sur le site cnea.net « l’esprit agility et la « charte de déontologie ».
- A mettre à la disposition du juge, le personnel et le matériel nécessaires au bon déroulement du concours.
- A mettre tout en oeuvre pour que le concours se fasse dans l'esprit même de la discipline et avec le souci de promouvoir l'Obérythmée et le Chien de Race.

8) - ANNULATION D'UN CONCOURS :
Si un concours est annulé, le Club organisateur doit en informer, DANS LE TEMPS :
Le Juge pressenti.
Les concurrents inscrits,
La Régionale concernée,
La Commission Nationale Éducation et d'Agility.

Cahier des charges N° 4805 réaménagé en février 2009.